Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Mäki-Matin perhepuiston tuki ry käsittelee henkilötietoja jäsenyyden, yhteydenottojen ja yhdistyksen toiminnan järjestämisen yhteydessä. Käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

1 · Rekisterinpitäjä

Mäki-Matin perhepuiston tuki ry

Kotipaikka: Jyväskylä

Sähköposti: perhepuistontukiry@gmail.com

Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti.

2 · Mitä tietoja tämä koskee

Tämä seloste koskee henkilötietoja, joita käsitellään:

• jäseneksi liittymisen ja jäsenyyden hoitamisen yhteydessä (jäsenrekisteri)

• yhteydenottolomakkeen tai muun yhteydenoton (esimerkiksi sähköpostin) yhteydessä

• yhdistyksen tiedottamisen, vapaaehtoistoiminnan ja tapahtumien järjestämisen yhteydessä

3 · Mitä henkilötietoja voidaan käsitellä

Jäsenrekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• nimi

• sähköpostiosoite

• postiosoite

• puhelinnumero

• jäsenyyttä koskevat tiedot (esimerkiksi jäsenlaji ja liittymisajankohta)

• jäsenmaksuihin liittyvät tiedot (esimerkiksi laskutustieto ja maksun tila)

Yhteydenottolomakkeella tai muulla yhteydenotolla voidaan käsitellä:

• nimi

• sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero

• viestin sisältö

• muut tiedot, jotka henkilö itse antaa viestissään

Yhdistys pyytää ja käsittelee vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia tässä selosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

4 · Mihin tarkoituksiin tietoja käsitellään

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• jäsenyyden hallinnointi ja jäsenrekisterin ylläpito

• jäsenmaksujen laskutus ja maksujen seuranta

• yhdistyksen toiminnasta ja tapahtumista tiedottaminen

• yhteydenottoihin vastaaminen

• vapaaehtoistoiminnan ja tapahtumien käytännön järjestelyt

Henkilötietoja ei käytetä kaupalliseen suoramarkkinointiin eikä luovuteta markkinointitarkoituksiin.

5 · Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavilla oikeusperusteilla:

• jäsenyyssuhde ja sopimuksen täytäntöönpano: jäsenyyden hoitaminen ja siihen liittyvä viestintä

• lakisääteinen velvoite: esimerkiksi kirjanpitovelvoitteet jäsenmaksuihin liittyen

• oikeutettu etu: yhdistyksen toiminnan järjestäminen ja asiallinen viestintä yhdistyksen jäsenille ja yhteyttä ottaneille

• suostumus: silloin kun laki edellyttää suostumusta tai kun suostumus on tarkoituksenmukainen (esimerkiksi tiettyihin viestintävalintoihin)

6 · Mistä tiedot saadaan

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, esimerkiksi:

• jäseneksi liittymislomakkeelta

• yhteydenottolomakkeelta

• sähköpostitse tai muulla vastaavalla tavalla

7 · Kenelle tietoja luovutetaan ja siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, ellei luovutus ole tarpeen yhdistyksen toiminnan hoitamiseksi tai ellei laki sitä edellytä.

Jäsenrekisterin teknisessä ylläpidossa käytetään Yhdistysavain-palvelua. Palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja yhdistyksen lukuun tämän selosteen mukaisten tarkoitusten toteuttamiseksi.

Yhdistys ei lähtökohtaisesti siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos tietoja poikkeuksellisesti siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, yhdistys huolehtii siitä, että siirrolle on tietosuojalainsäädännön mukainen peruste ja asianmukaiset suojatoimet.

8 · Kuinka kauan tietoja säilytetään

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Jäsentietoja säilytetään jäsenyyden ajan ja tarpeellinen aika jäsenyyden päättymisen jälkeen esimerkiksi mahdollisten selvitystarpeiden vuoksi.

Kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain mukaiset ajat.

Tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan säännöllisesti.

9 · Miten tiedot suojataan

Henkilötietoja suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, kuten:

• käyttöoikeuksien rajaamisella vain niille henkilöille, joille tiedot ovat tehtävien hoitamiseksi tarpeen

• käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla suojatuilla järjestelmillä

• huolehtimalla siitä, että tietoja käsitellään luottamuksellisesti

10 · Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada pääsy itseään koskeviin tietoihin (tarkastusoikeus)

• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua

• pyytää tietojen poistamista, jos poistamiselle on laillinen peruste

• pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa

• vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun

• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen silloin kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely on automaattista

• peruuttaa antamansa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen (peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen)

Oikeuksia koskevat pyynnöt voi lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Yhdistys voi tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi.

11 · Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon.

12 · Muutokset tähän selosteeseen

Yhdistys voi päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Ajantasainen seloste on saatavilla yhdistyksen verkkosivuilla.